Agenda médica: Como organizar + 5 melhores softwares
Imagine 30 pessoas em uma sala.
Se perguntarmos “quem aqui já ficou um tempão esperando por uma consulta médica?”, é provável que todas as 30 levantem a mão.
Agora, se colocarmos 30 médicos em uma sala e perguntarmos quando já se atrasaram para os próprios atendimentos, é possível que tenhamos o mesmo resultado: 30 mãos erguidas.
Ah, e se perguntarmos quantos desses pacientes já cancelaram uma consulta de última hora ou simplesmente não apareceram, bagunçando a sua agenda médica, talvez tenhamos as mesmas 30 mãos erguidas.
Já entendeu onde queremos chegar, não é?
Ninguém se atrasa ou perde uma consulta propositalmente – tanto médico como paciente.
Às vezes, o motivo é puro e simples: desorganização.
É por isso que criamos esse artigo.
Nos próximos tópicos, vamos dar dicas para que você, médico, não se atrase.
E mais ainda: para que mantenha sua vida profissional organizada e planejada, tudo graças a uma simples ferramenta.
Uma agenda médica.
Vamos lá?
7 dicas para organizar a sua agenda médica
1. Calcule o tempo médio de atendimento
Normalmente, um médico que trabalha em um consultório atende vários pacientes por dia.
Para não se perder nem deixar que a quantidade de pacientes marcados seja maior que o tempo à disposição do médico, é importante deixar a agenda médica bem organizada.
Repare no período necessário, em média, para atender um paciente em cada tipo de consulta.
Por exemplo, uma revisão será mais rápida do que uma primeira consulta.
A partir dessa base, a secretária responsável pela marcação de consultas consegue estimar quantos pacientes você consegue atender em uma manhã ou em uma tarde.
Veja também: Secretária de consultório médico: 5 principais funções e como escolher a sua
É importante que sejam previstos pequenos intervalos para um café, ir ao banheiro ou apenas para esticar as pernas.
Nem sempre você poderá, efetivamente, desfrutar do intervalo – algumas consultas acabam levando mais tempo do que o estimado.
Nesses casos, essa “margem” de tempo serve para que o próximo atendimento não sofra atraso.
Sabemos que tempo é dinheiro, mas procure evitar o agendamento de mais pacientes do que é possível atender.
Isso só irá gerar estresse e descontentamento da parte dos seus pacientes.
Deixe os “encaixes” para quando há períodos vagos de última hora na agenda médica.
2. Monitore os atrasos
Uma rotina de atendimento, mesmo bem organizada, costuma ser mais caótica do que a agenda médica deixa transparecer.
Algumas consultas podem demorar mais do que o previsto.
Alguns pacientes podem se atrasar.
E, por fim, o médico pode acabar atrasando algum atendimento (especialmente os primeiros da manhã ou da tarde).
Isso gera uma bola de neve de atrasos durante o dia.
Os atrasos são muito comuns, especialmente na vida de profissionais que trabalham em mais de um lugar ou que também fazem procedimentos cirúrgicos no hospital.
Monitore esses atrasos, mapeie os motivos e faça o possível para evitá-los.
O paciente sabe, em geral, que “consulta médica sempre atrasa”, mas certamente será uma experiência desagradável.
Pode, inclusive, culminar na perda do paciente, que decide procurar um médico mais pontual.
3. Envie lembretes ao paciente
Assim como qualquer pessoa, o paciente também tem uma vida atribulada, com diversos compromissos e preocupações.
Algumas consultas são marcadas com meses de antecedência.
Não espere que o paciente lembre da data da consulta.
É muito importante que o médico ou a equipe do consultório envie um lembrete, solicitando a confirmação de comparecimento.
Isso evita cancelamentos de última hora e esquecimentos – espaços que não podem ser preenchidos por outro paciente (igual a prejuízo) – e permite que as pessoas organizem a rotina para comparecer à consulta.
O ideal é enviar o lembrete dois dias antes da consulta – é um intervalo seguro, que dá possibilidade de marcar com um novo paciente da fila de espera.
Por meio de mensagens via SMS ou WhatsApp, é possível fazer esse agendamento até de modo automático.
4. Implemente o agendamento online
O ano é 2022!
Hoje, não faz mais sentido exigir que as pessoas façam ligações para marcar uma consulta.
A ideia de manter um profissional atendendo ligações de pacientes também é esdrúxula.
Implemente um sistema de agendamento online, fiscalizado, claro, por algum funcionário.
Assim, os funcionários da clínica médica podem se preocupar com questões de maior relevância.
E os pacientes que precisam tirar alguma dúvida ou falar sobre algo urgente não vão encontrar todos os telefones ocupados o tempo todo.
Mantenha o link do agendamento online ao alcance do paciente – deve estar disponível no site da clínica, no Google Business Profile e na “bio” do instagram do médico e da clínica.
5. Pontualidade
Essa dica vale especialmente para você, médico.
Organize seus horários. Sabemos que você tem compromissos fora do consultório médico.
Mas é preciso que eles estejam no radar de quem organizará a agenda médica, em especial se for feita por alguma secretária da clínica.
Exemplo: se você pretende passar as manhãs no hospital, operando, é melhor que a primeira consulta da tarde seja a partir das 14h30.
Assim, você terá tempo para lidar com algum imprevisto na cirurgia e, claro, para almoçar.
Agendar mais pacientes do que o tempo disponível vai resultar em atraso e em uma rotina estressante, para o médico e para o paciente.
Por mais que exista uma certa “cultura do atraso” em consultas médicas, evite ser esse tipo de médico.
Você não gostaria de perder uma hora do seu dia esperando por um compromisso, não é mesmo?
6. Tenha uma agenda digital
Se você trabalha ou é dono de uma clínica médica, é possível que divida o consultório com outros médicos.
Também é possível que você divida os atendimentos entre mais de um consultório ou mais de um hospital.
Se identificou com essa rotina?
Se esse for o seu caso, é importante que seus compromissos estejam disponíveis em uma agenda digital – preferencialmente, em uma agenda compartilhada com todos os médicos e funcionários da clínica médica.
A agenda disponibilizada gratuitamente pela Google é uma ótima ferramenta para organizar os atendimentos.
Quando integrada, a agenda permite que os funcionários da clínica saibam quando o médico está disponível.
Também possibilita que o médico obtenha rapidamente um panorama dos atendimentos do dia ou da semana.
Além disso, o médico pode sinalizar viagens e compromissos sem dar muitas explicações – apenas marcando aqueles horários e dias como indisponíveis para consultas.
Existem softwares mais elaborados e específicos para a criação de uma agenda médica, mas, caso você queira algo bem prático, o Google Calendar é uma boa pedida.
7. Entre em contato com quem não aparece
Além do desperdício de tempo e, consequentemente, de dinheiro, os pacientes que confirmam uma consulta e não aparecem estão oferecendo risco a eles mesmos.
Consultas de retorno ou de revisão existem por uma razão.
O médico precisa monitorar o uso de medicamentos, analisar o resultado de exames e acompanhar o paciente de modo geral.
Se o paciente perde as consultas, fica mais difícil fazer esse acompanhamento com qualidade.
Oriente o funcionário da clínica médica a entrar em contato com esse paciente para verificar se ele gostaria de marcar a consulta em uma nova data.
Além de mostrar cuidado, facilita a vida do paciente.
Muitas vezes, a pessoa fica envergonhada por ter perdido o compromisso e não procura o médico novamente.
Benefícios de uma agenda médica bem organizada
Foi-se o tempo em eram poucos os médicos em uma cidade e todos conseguiam trabalho facilmente, independentemente do tratamento dado ao paciente.
Ainda há, claro, mais pacientes do que médicos.
Mas aquele profissional que não for atencioso e que não proporcionar uma experiência agradável certamente perderá o paciente.
Por exemplo – aquela ideia de que esperar duas horas em uma sala de espera por uma consulta é algo aceitável já não existe mais.
O paciente até pode esperar, mas vai reclamar nas redes sociais, no perfil da empresa no Google e, possivelmente, trocar de médico.
E bom atendimento passa também pelos profissionais da recepção da clínica médica.
Oriente-os: eles fazem parte do cartão de visitas do consultório.
Com uma agenda médica bem organizada, poucos serão os problemas enfrentados na sala de espera.
Os pacientes terão consultas que duram um tempo razoável, sem correria, e esperarão menos tempo para serem atendidos.
Uma boa experiência de atendimento também faz com que o paciente queira retornar e faça indicações do seu nome a outros amigos e familiares.
E, além disso, para além da relação médico-paciente, uma agenda médica organizada também oferece espaços para a solução de problemas e gestão de crises que possam surgir.
Ah! Um dos benefícios pouco óbvios, mas de extrema relevância para a clínica médica e para o médico, é a segurança e a previsibilidade financeira que uma agenda organizada proporciona.
É por meio da agenda médica que o médico ou o responsável pela gestão financeira da clínica médica pode avaliar o volume de atendimentos e prever os resultados do mês.
Quer um exemplo?
Aos cofres públicos dos Estados Unidos, as consultas canceladas de última hora custam US$ 150 bilhões por ano, de acordo com uma estimativa da Forbes.
Em um ano, uma clínica perdeu um milhão de dólares por causa de 14 mil pacientes que não apareceram para a consulta.
Um estudo recente da Athenahealth acompanhou mais de um milhão de pacientes durante um período de dois anos e meio.
A probabilidade daqueles pacientes que faltaram a uma consulta voltarem ao consultório é de mais de 70%.
É por isso que é preciso monitorar os cancelamentos e os chamados “no-show” – pacientes que não desmarcam, mas que não aparecem.
Além de estar garantindo a saúde financeira da sua clínica ou do seu consultório, você estará cuidando do seu paciente com atenção.
Ferramentas para uma gestão de agenda médica efetiva
Antes de elencarmos as principais ferramentas utilizadas para a gestão de uma agenda médica, é preciso que você avalie quais são as necessidades da sua clínica ou do seu consultório.
Se você trabalha sozinho(a), por exemplo, e administra a própria agenda, uma clássica agenda de papel ou um planner podem ser suficientes para a sua organização.
Ah, para os mais tecnológicos, também vale a agenda do celular – embora a visualização macro não seja tão boa quanto a da agenda de papel.
Para quem trabalha em grupo – por exemplo, em um consultório ou em uma clínica com mais de um médico e, principalmente, para quem divide a sala de atendimento, é importante ter uma agenda médica on-line.
A agenda médica on-line permite o compartilhamento, a integração entre todos os funcionários e a atualização instantânea.
Uma planilha de consultas feita no bom e velho Excel também pode resolver seus problemas.
Por fim, há uma sugestão mais profissional: os softwares de agenda médica.
A maioria deles, claro, é paga.
Portanto, quem quiser economizar certamente conseguirá fazer isso como um dos métodos acima.
Aos que não se importam de investir um pouco e atuar de maneira mais profissional: passemos ao próximo tópico.
5 softwares de agenda médica para facilitar a sua vida
1. Clínica nas Nuvens
O software Clínica nas Nuvens permite que os pacientes marquem, confirmem, paguem e cancelem as consultas on-line.
Você nem precisa pagar um funcionário para organizar a agenda!
É simples e eficaz – e a marca promete que todos os outros recursos do software também são assim.
O plano mais barato é R$ 65 por mês – e você pode solicitar uma demonstração antes de adquirir o pacote.
Com a agenda médica online, seus pacientes agendam, confirmam, pagam e cancelam as consultas online. É simples e eficaz, assim como todos os outros recursos do software médico.
2. iClinic
Com a agenda médica da iClinic, você pode organizar a agenda por tipo de procedimento, selecionando cores, duração e valores específicos para cada um.
A visualização é super boa.
O software também envia lembretes de agendamento, organiza lista de espera e permite o lançamento financeiro.
A iClinic também permite o teste gratuito – e o plano mais barato é de R$ 89,90 por profissional de saúde.
3. SimDoctor
Por R$ 39 por mês, você pode adquirir o plano básico da agenda médica online do SimDoctor.
A empresa promete um software seguro, veloz, intuitivo, com acesso simultâneo e com suporte rápido e eficiente.
O SimDoctor permite o acesso de profissionais de saúde e de pacientes, facilitando a vida de ambos os grupos.
4. 4Medic
A agenda médica da 4Medic permite a visualização mobile dos compromissos e oferece confirmação de consulta por WhatsApp.
Além disso, oferece uma lista de espera inteligente – se o paciente cancelar com antecedência, a agenda permite o encaixe de outro no lugar.
O plano básico está disponível por R$ 49,90 mensais.
5. Consultório Live
Com R$ 59 por mês, você adquire o plano básico para um usuário do Consultório Live.
A agenda online é super eficaz para os médicos, mas também é adorada pelos pacientes.
Afinal, todo mundo ama a praticidade dos serviços digitais, certo?
Agenda médica organizada = menos estresse e mais dinheiro no bolso
Organização e planejamento são a chave para a boa gestão da agenda médica.
Com as ferramentas disponíveis atualmente, essa gestão fica ainda mais simples de ser executada por você ou por um funcionário.
Mas, só contratar a ferramenta não irá resolver o problema de ocupação de salas da sua clínica médica.
É preciso estratégia e gestão efetivas.
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Uma solução completa para otimização de lucros, através de uma agenda médica mais eficiente e rentável.
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