Calotes na Medicina: como evitar e cobrar pacientes inadimplentes

Ninguém está livre de cair em golpes.

Hoje em dia, eles estão por toda a parte. 

Surgem nos mais variados formatos, com estratégias criativas que só a mais desocupada das mentes pode conceber. 

E você, médico, não está isento de se incomodar com isso e de receber calotes. 

Muitos pacientes não pagam a conta. 

A Medicina, afinal, é uma profissão como qualquer outra – e você depende do valor da consulta ou procedimento para conseguir se manter. 

Isso sem falar no calote de pessoas jurídicas, que também ocorre no mundo médico.

Conhece aquele ditado “Fool me once, shame on you, fool me twice, shame on me”?

Então, para evitar que você seja feito de bobo e, se acontecer, para que não ocorra de novo, preparamos esse artigo com as melhores dicas para você evitar os calotes.

6 dicas para médicos evitarem calotes de pacientes

1. Elabore um contrato entre clínica e paciente

Sempre que um serviço for prestado, vale fazer um contrato de prestação de serviços médicos. 

Esse documento nada mais é do que uma prova cabal dessa transação – uma formalização de que o paciente recebeu o serviço e de que o médico prestou o serviço contratado. 

Você também pode fazer um contrato entre o paciente e o médico, caso atue como pessoa física. 

O contrato de formalização serve para registrar que uma pessoa receberá cuidados de saúde prestados por uma empresa ou por um profissional da Medicina.

O contrato de formalização, porém, é mais do que um mero acordo comercial. 

Esse documento vai especificar todos os detalhes do serviço contratado – e serve para proteger tanto o paciente como o médico. 

O conteúdo do contrato detalha fatores como:

• Como será feito o atendimento ao paciente;
• Quais são os procedimentos que precisam ser realizados;
• Quais são os prazos acordados para a realização;
• Quais são os direitos e deveres do pacientes e do médico;
• Quais são os valores da prestação de serviço, inclusive a fixação de cláusula penal na hipótese de inadimplemento;
• Quais são as políticas de reembolso e de desistência;
• Como funciona a consulta de retorno. 

Esse tipo de contrato entre clínica (ou médico) e paciente é uma proteção para ambos os lados.

Você pode pensar que isso é excesso de zelo e que a relação de confiança que você estabeleceu com seu paciente é suficiente para evitar problemas.

No entanto, grande parte da Doutrina e da Jurisprudência entende que a natureza jurídica entre médico e paciente é de consumo. 

Isso significa que, para qualquer situação de conflito, será aplicável o Código de Defesa do Consumidor. 

Se o contrato não estiver 100% detalhado, a interpretação jurídica será favorável ao consumidor – ou seja, ao paciente. 

Então, siga nosso conselho: mesmo que você já tenha uma relação de anos com o paciente, faça um contrato, assinado por ambas as partes. 

Assim, existe uma prova jurídica de que o paciente tem consciência de tudo que envolve o atendimento e o tratamento.

Isso vale especialmente para médicos que lidam com tratamentos estéticos, no qual a satisfação do paciente está bastante atrelada ao resultado.  

Afinal, você é médico, não operador de milagres, não é mesmo?

2. Tenha a documentação sempre organizada

Mantenha o controle dos documentos envolvidos (contrato, recibo, nota fiscal) na prestação do serviço médico. 

Caso você atenda em um consultório, oriente que a pessoa que presta serviços de secretaria faça esse controle.

Ela deve fornecer notas fiscais e recibos e solicitar as assinaturas do contrato entre médico e paciente. 

Não deixe isso para depois. 

As notas fiscais, por exemplo, serão importantes na hora de declarar o Imposto de Renda – seja como médico pessoa física ou como pessoa jurídica. 

Se você for médico PJ e prestar serviço para outra empresa médica, mantenha-se no controle da situação. 

Busque o apoio de uma consultoria contábil especializada na área médica, como a equipe da MedAssist, para estar no controle das suas finanças e evitar calotes.

3. Fique atento ao reembolso assistido

Se você já sofreu um calote, saiba que não está sozinho. 

Muitos médicos sofrem calotes, principalmente em situações de reembolso assistido. 

O reembolso assistido, inclusive, é uma prática polêmica, cuja legalidade ainda está em discussão no Judiciário. 

Evite virar essa ponte de troca entre o paciente e a operadora do plano de saúde. 

A recomendação da MedAssist é que o médico não interfira nessa relação – que, muitas vezes, pode ser um tanto quanto conflituosa. 

Siga as normas éticas e tome cuidado com práticas que podem resultar em problemas, como:

 “Quebra de notas” para fins de reembolso, recibos em nome de terceiros que não foram atendidos, emissão de notas por ocasião do recebimento dos pagamentos e etc. 

Se o paciente estiver insistindo muito nisso, negue educadamente, explicando que você não se sente confortável com essas ações. 

Se possível, delegue essa missão para a secretária, a fim de evitar o conflito direto com o paciente. 

Decisões recentes do Superior Tribunal de Justiça (STJ) condicionam o reembolso do paciente ao efetivo desembolso praticado – e isso tem mudado a forma como as operadoras realizam a devolução.

Agora, muitas operadoras exigem comprovantes de pagamento efetivados pelos beneficiários para, aí sim, efetuar o reembolso. 

Isso faz com que a emissão de nota fiscal pela empresa médica sem o pagamento realizado pelo paciente gere o risco de calote, uma vez que o paciente pode enfrentar problemas para receber o reembolso.

4. Deixe os valores e métodos de pagamento claros desde o início

Isso é algo que precisa estar bem delimitado entre médico e paciente – e é uma informação que precisa constar no contrato de prestação de serviço.

Alguns médicos, por exemplo, só aceitam pagamento à vista, antes mesmo de o serviço ser prestado, para garantir que serão pagos.

Outros só aceitam pagamento em dinheiro ou Pix, evitando cartões de crédito.

Cabe a você avaliar a estratégia que mais se encaixa ao seu negócio e também ao seu posicionamento no mercado.

O artigo 61 do Código de Ética Médica inclusive veda ao médico a possibilidade de deixar de ajustar previamente com o paciente o custo estimado dos procedimentos. 

Ou seja: o combinado não sai caro – e se tudo estiver às claras desde o começo, você não deve enfrentar problemas.  

5. Mantenha os dados dos cliente atualizados

Essa dica é um pouco óbvia, mas não custa lembrar.

Principalmente para os médicos que atuam sozinhos, em consultórios e, eventualmente, sem secretárias: você precisa ter nome completo, CPF e RG, e-mail e telefone dos pacientes.

Isso evita que eles desapareçam sem terminar de fazer o pagamento pelos serviços prestados, especialmente se você aceitar que paguem a prazo.

6. Fique atento ao fluxo de caixa

Sabemos que a agenda de um médico é muito atribulada, mas, se você atua como prestador de serviços, seja como pessoa física ou pessoa jurídica, precisa estar no controle das próprias finanças.

Isso porque você pode acabar esquecendo de fazer uma cobrança – ou pode pensar que os pacientes já realizaram os pagamentos, quando ainda não o fizeram.

É tudo uma questão de organização – e existem softwares de cobranças automatizadas que podem te ajudar. 

Caso conte com a ajuda de uma secretária, fica mais fácil: solicite que ela mantenha esse fluxo bem organizado. 

Meu paciente me deu calote, e agora?

Tomar um calote é uma situação muito chata – especialmente se isso acontecer de forma corriqueira. 

A melhor forma de evitar essa dor de cabeça é se prevenir.

Ainda assim, mesmo com todos os cuidados citados neste artigo, é possível que você se veja nessa situação vez ou outra.

A seguir, vamos apresentar algumas maneiras de lidar com isso.

Mas, antes de optar por qualquer uma delas, é importante avaliar o que foi acordado entre você e o paciente, quem é esse paciente, afinal, e qual é o valor que ele lhe deve. 

Tenha um advogado de confiança

Atuando sozinho, em uma clínica médica ou como prestador de serviços para clínicas ou instituições de saúde – não importa. 

Se você vai lidar com público – ou seja, com pacientes –, precisa ter um advogado de confiança. 

De preferência, opte por um profissional especializado na área da saúde. 

O advogado vai saber o que fazer se você levar um calote do paciente – e até mesmo de outras empresas médicas.

Além disso, se você decidir levar a questão para a esfera judicial, precisará de um advogado para lhe defender. 

E o mesmo vale caso o paciente decida entrar contra você por algum motivo.

Se você já tiver essa relação com um advogado, tudo fica muito mais simples. 

A equipe da MedAssist é especializada na área da saúde – e possui uma assistência jurídica em parceria com o escritório de advocacia Muffo Crósta.

Além de cuidar das suas finanças, a MedAssist pode oferecer todo o amparo legal que os médicos necessitam.

Fique atento aos prazos prescricionais

Os prazos prescricionais são os períodos legais dentro dos quais o médico pode tomar medidas judiciais para cobrar uma dívida de um paciente.

Então, fique atento e não deixe para depois porque, se o prazo expirar, você perde o direito de cobrar essa dívida judicialmente. 

Via de regra, a cobrança cível prescreve em 3 anos, por isso muita atenção!

Antes que você fique chateado com a possibilidade de a dívida prescrever, saiba que essa medida serve para reprimir a inércia e incentiva o titular do direito a tomar providências. 

Por isso, a lei estipula alguns prazos a serem observados para o exercício de alguns direitos. 

Ou seja: se levar calote, não procrastine! 

Avise seu advogado o quanto antes para que as devidas providências sejam tomadas.

Confissão de dívida

O termo de confissão de dívida é um documento legal no qual uma pessoa ou uma empresa reconhece que tem uma dívida com outra parte e se compromete a pagá-la. 

O termo detalha o valor da dívida, as condições de pagamento (como prazos e parcelas), as taxas de juros aplicáveis (se existirem) e o cronograma de pagamento.

Além disso, pode incluir garantias para assegurar o cumprimento do acordo. 

Esse documento pode ser utilizado em caso de inadimplência como prova para cobrar a dívida judicialmente.

Protesto extrajudicial e documentação necessária para fazê-lo

Qualquer pessoa ou empresa que precise cobrar uma dívida pode recorrer ao protesto extrajudicial para reaver o débito.

Para utilizar essa ferramenta, amparada por lei, não é preciso desembolsar nenhuma quantia – basta se dirigir a um cartório de protesto e apresentar um documento que comprove a dívida.

É um processo bastante simples. 

Para comprovar uma dívida, você pode apresentar, por exemplo, notas promissórias, duplicatas, contratos, confissões de dívida, sentenças judiciais condenatórias ou declaratórias, certidões de dívida e outros.

No caso da relação entre médico e paciente, o contrato de prestação de serviços e a nota fiscal já bastam para comprovar a dívida pendente. 

A partir daí, o cartório de protesto avaliará o título e, se entender a cobrança como procedente, fará uma intimação ao devedor. 

O lado bom dessa alternativa é que você não se envolve diretamente, terceirizando essa parte chata de ter que fazer uma cobrança às equipes e ao sistema do cartório de protesto. 

O devedor tem um prazo legal de três dias úteis, a partir do recebimento da intimação, para quitar a dívida. 

Se a dívida não for paga, o protesto é realizado. 

A partir daí, o devedor deverá procurar o credor para negociar o pagamento do débito.

Se houver um acordo, o devedor precisa notificar o cartório para dar baixa na dívida. 

Cobrança extrajudicial

A cobrança extrajudicial é uma forma de resolver pendências financeiras sem a necessidade de processos judiciais demorados. 

Ela ajuda a construir uma negociação amigável e transparente entre as partes.

Esse tipo de cobrança pode ser feito via carta, e-mail, ligação telefônica ou acordos diretos.

Mas importante: não aja sem orientação jurídica. 

Inclusive, se você fizer a cobrança tanto extrajudicialmente quanto judicialmente, o ideal é outorgar uma procuração para que um advogado possa lhe assessorar. 

Notificação extrajudicial

A notificação extrajudicial é um documento formal enviado pelo médico ao paciente, informando sobre a dívida pendente e solicitando o pagamento. 

É uma maneira oficial de comunicar ao paciente que ele está inadimplente e quais medidas legais poderão ser tomadas se a dívida não for paga. 

Nesse momento, você pode também propor um prazo para que o devedor pague o que está devendo.

Vale lembrar que, como o próprio nome diz, a notificação extrajudicial ainda não envolve a Justiça e normalmente é enviada já por meio de um advogado.

Ainda que não resulte no pagamento, a notificação extrajudicial pode servir como prova futura, caso o devedor realmente não pague a dívida e você precise entrar na Justiça para reaver o dinheiro. 

Cobrança judicial

Normalmente, essa é a última etapa da saga de quem está tentando recuperar uma dívida. 

Quando todas as alternativas extrajudiciais falham, resta a cobrança judicial. 

Como o próprio nome também diz, nesta etapa, você vai acionar a Justiça para recuperar o dinheiro.

Nesse caso, o credor entra com uma ação na Justiça para exigir o pagamento do valor devido.

Nesse caso, o juiz decidirá sobre a obrigação do paciente de pagar a dívida. 

O processo judicial pode resultar em uma sentença que ordena o pagamento – e pode ainda incluir medidas mais drásticas, como a penhora de bens do paciente.

Ninguém gosta de recorrer a medidas extremas que, obviamente, causam desconforto – tanto ao paciente quanto ao médico.

Lembre-se, porém, de que se você prestou um serviço, está no direito de exigir o pagamento desses recursos. 

Calotes nunca mais!

Ninguém gosta de se incomodar – especialmente quando se tem uma agenda tão corrida e cheia de compromissos.

No entanto, se você prestou um serviço e não recebeu, você está no direito e deve, sim, cobrar essa dívida!

Para não precisar se preocupar com isso, conte com o auxílio de uma assessoria especializada na área médica, como a MedAssist. 

Nossa equipe conta com advogados tributários e societários especializados no segmento médico – e, além de lhe auxiliar com questões jurídicas, pode ajudar você a pagar menos impostos!

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