Contabilidade médica: como contratar, cuidados e obrigações do contador

Vamos admitir: organizar as finanças não é tarefa fácil.

Um relatório da Afya, o maior ecossistema de educação em saúde e health techs do Brasil, intitulado Panorama Financeiro do Médico, aponta que a renda média mensal de um médico CLT é de R$18 mil. 

Com uma remuneração confortável, o médico pode pensar que não precisa se preocupar com dinheiro. 

Ao mesmo tempo, o relatório também mostra que 33,4% dos médicos brasileiros consideram “sucesso profissional” a possibilidade de ter mais liberdade para aproveitar com a família e amigos. 

E não há outra saída: para chegar à liberdade financeira, é preciso organização e planejamento.

É por isso que o mais seguro é recorrer a um profissional que possa lhe ajudar a administrar as finanças, como um contador ou um assessor contábil.

Se ele tiver experiência com contabilidade médica, é melhor ainda!

Elencamos abaixo algumas sugestões para que você faça a melhor escolha para sua empresa médica. 

Confira!

O começo da relação médico-contador

Sabemos que esse passo na carreira do médico não é tão simples. 

Além de os profissionais terem pouco tempo livre para organizar as contas, normalmente não estão familiarizados com os jargões da contabilidade.

Por isso, ao encontrar um contador de confiança, agarre-se a ele! 

Converse abertamente sobre o que você faz, sem receios ou reservas, para que ele consiga executar o trabalho da melhor maneira possível.

Confira algumas informações que precisam ficar claras ao contador logo de início:

• Qual é a sua especialidade?
• Você tem um consultório? Se sim, é compartilhado?
• Quantas consultas você costuma atender por dia?
• Quantos plantões você costuma fazer no mês?
• Quantos procedimentos você costuma fazer na semana?
• Quais convênios você atende?
• Você atende em algum hospital ou clínica?
• Qual é o regime de contratação?
• Qual é o valor da consulta particular?
• Quanto você costuma receber em um mês?
• Quanto você costuma gastar em um mês (gastos fixos, como aluguel do consultório)?

Tudo isso é muito variável de acordo com o momento da carreira de cada médico.

É importante que fique claro, também, qual é a sua fonte pagadora: pacientes, hospitais ou operadoras. 

Tudo isso pode incluir o regime fiscal no qual você pode ser incluído.

Para facilitar, solicite ao contador ou assessor contábil uma simulação que compare os regimes fiscais.

Assim, será mais fácil entender qual é o mais adequado para você, com base em números.

Principais cuidados a serem tomados

Ao escolher uma consultoria contábil ou um assessor contábil, busque se informar bastante sobre a procedência do profissional  – a internet está aí para isso!

Ou também pergunte aos seus colegas se conhecem o serviço ou pelo menos já ouviram falar do profissional.

Se o contador estiver oferecendo um serviço muito baixo ou muito menor do que a concorrência: atenção!

Pode ser um sinal de que o profissional não é tão comprometido ou que ainda é muito novo na profissão. 

Tome cuidado com contadores que se oferecem para fazer o pagamento de tributos mediante reembolso. Você pode acabar enganado e com um belo pepino para resolver.

Por fim, ao final de cada exercício, peça as demonstrações financeiras e o informe de rendimento. Guarde todos esses documentos com cuidado. 

Detalhes que fazem a diferença:

• Cheque se há cuidado com o atendimento e procure conhecer as pessoas que cuidarão da sua empresa;
• O atendimento é humanizado? (ninguém gosta de ser atendido por Robôs);
• Há um canal para tirar dúvidas de forma ágil? (por exemplo: whatsapp);
• Bons contadores formalizam assuntos importantes por e-mail;
• Certifique-se quanto a Inscrição do escritório no CRC (Conselho Regional de Contabilidade);

5 compromissos que o contador espera de você

1. Envio de extrato da conta corrente

Você precisa ser completamente honesto com o contador!

Isso quer dizer que você precisa compartilhar com ele os valores que recebe e os valores que gasta.

Ao final de cada mês, você precisa encaminhar o extrato da conta corrente ao contador.

2. Pagamento das mensalidades

É impossível você se manter organizado e sem dívidas se não pagar as mensalidades imediatamente. 

Não deixe para depois. Sua vida é atribulada e você certamente irá esquecer.

Assim que o contador lhe enviar os boletos de pagamento, pague-os.

3. Estar atento aos e-mails e aos pedidos que dependem de você

Para que o profissional possa organizar sua vida financeira, ele vai depender de informações que só você poderá fornecer.

Fique atento aos e-mails e aos canais de comunicação que você estabeleceu com o contador. 

Ao deixá-lo sem respostas, as tarefas vão se acumular e sofrer atrasos.

4. Renovação de certificado digital

Se você presta serviços como médico PJ, já teve que fazer um certificado digital em algum momento, a fim de emitir as notas fiscais.

Esse certificado digital tem prazo de validade.

É preciso estar atento aos prazos para renová-lo quando chegar a hora.

Caso você não o faça, perderá o acesso a todas as funcionalidades do certificado digital, o que vai causar contratempos e prejuízos financeiros.

5. Alinhamento com sócios

Se você trabalha em uma clínica médica e tem sócios, é preciso que todos estejam na mesma página quanto à contabilidade da empresa.

Não adianta você fazer tudo direitinho se os seus sócios não fizerem, não é mesmo?

Para facilitar, marque uma reunião de alinhamento com os sócios e o contador. 

Assim, o profissional pode explicar quais são os deveres de cada um para que todos estejam cientes do que precisam fazer.

Obrigações do contador

Bom, se você tem alguns deveres, obviamente, o contador também tem várias obrigações. 

Você pode e deve exigir que ele cumpra esses quatro passos:

1. Envio de guias para pagamento ao cliente

Você não tem obrigação de ir atrás dos boletos para realizar os pagamentos.

Essa obrigação é do seu contador.

E você também não precisa saber as datas certas de pagamento – afinal, é para isso que você está contratando um profissional focado em contabilidade médica.

2. Cumprimento de obrigações fiscais frente à Receita e Prefeitura

O cumprimento das obrigações fiscais é a essência do trabalho da contabilidade médica. 

Você não têm obrigação de conhecê-las – mas seu contador, sim. 

Por isso, certifique-se de estar contratando um profissional responsável e experiente para auxiliar na sua contabilidade.

3. Elaboração e envio de demonstrações financeiras como balanço e DRE sempre que for demandado

O ideal é que o contador sempre lhe deixe a par de tudo o que está acontecendo.

De preferência, de forma bem explicada, a fim de um leigo em finanças, possa compreender.

Caso você precise de algum documento por algum motivo, o contador deve fornecê-los, sempre que necessário.

4. Envio dos informes de rendimento

Depois que o contador preenche seu Imposto de Renda – uma das muitas vantagens de contratar um serviço especializado em contabilidade, ele deve enviar a você todos os informes de rendimento.

Procure manter todos esses documentos guardados em uma pasta no google drive ou até mesmo no seu desktop.

Como tirar melhor proveito da sua contabilidade médica

Mesmo que você tenha a opção de deixar as preocupações para o contador, pode ser interessante buscar se informar sobre o assunto. 

Que tal dar uma pesquisada sobre contabilidade para médicos?

Assim, sabendo como funciona o básico, você terá condições de avaliar se o trabalho está sendo bem feito e conseguirá entender explicações com mais facilidade. 

Em todo caso, é importante seguir as orientações do profissional. 

Afinal, de que adianta pagar pela consultoria contábil se você não seguir as principais dicas – como não misturar as suas receitas e as despesas pessoais com as da clínica ou do consultório?

Por fim, saiba o que você está contratando para garantir a confiança e não ter preocupações.

Abra-se e não tenha segredos financeiros, mas lembre-se de que o contador não poderá resolver todos os problemas.

Ele não é secretário, advogado ou administrador da empresa. Para isso, procure outros profissionais que estarão aptos a ajudar você. 

Uma decisão que pode custar muito a longo prazo

Se você já entendeu que a melhor opção para organizar sua vida financeira é contratar um serviço especializado, não deixe de procurar uma empresa de contabilidade médica, como a MedAssist.

Nossa equipe é formada por advogados tributaristas, advogados societários e contadores experientes que atendem mais de cinco mil médicos em todo o Brasil.

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