gestão financeira para médicos

Gestão Financeira para Médicos: O que é + 12 dicas valiosas

Formado em Medicina há alguns anos, você finalmente realizou o sonho: abriu uma clínica médica própria, na qual mais médicos irão atuar diariamente. 

Embora pareça simples, uma clínica médica exige conhecimentos em gestão financeira.

Afinal, não adianta ganhar bem se não souber administrar o dinheiro, não é mesmo?

Empreender na área médica tem particularidades – e você não é obrigado a saber lidar com todas elas!

Se não souber nem por onde começar, não se preocupe: você não está sozinho(a). 

Reunimos, neste artigo, algumas dicas de gestão financeira para médicos que certamente serão úteis na sua carreira empreendedora.

O que é gestão financeira para médicos?

A gestão financeira para médicos é voltada ao dia a dia da clínica médica. 

Ao abrir o próprio negócio – ou, neste caso, o próprio consultório médico -, é preciso se preocupar com o dinheiro de uma forma diferente. 

Não basta só ganhá-lo – embora essa seja, é claro, a melhor parte.

A partir desse momento, é preciso administrar o dinheiro, e isso pode não ser tão simples. 

Para isso, é preciso se familiarizar com conceitos como fluxo de caixa, demonstrativo de resultado, notas fiscais e controle de estoque.

Com uma agenda corrida e cheia, é difícil fazer esse controle sozinho, não é mesmo? 

Geralmente, é preciso buscar o auxílio de uma contabilidade especializada para gerenciar a clínica médica. 

A gestão financeira da clínica médica contempla o acompanhamento das despesas (funcionários, aluguel, água, internet, luz, higiene e equipamentos, etc.) além de controlar a quantidade de dinheiro que entra no seu caixa.

Tudo isso para que você possa entender quanto dinheiro você pode retirar do caixa da clínica e quanto dinheiro deve manter em caixa para honrar com as obrigações do negócio.

Ou seja, detalhes que são um pouco chatinhos, mas cruciais para o bom funcionamento da sua clínica médica.

De qualquer forma, a gestão financeira para médicos que empreendem é um conhecimento necessário, mesmo que não seja absorvido de forma aprofundada.

Veja também: Como abrir um consultório médico (Passo a passo e Requisitos)

Por que médicos devem aprender sobre gestão financeira

médico aprendendo gestão financeira

O mercado praticamente exige que os médicos atuem como pessoas jurídicas, abram empresas, se tornem empresários e até formem sociedades médicas.

Esse motivo, por si, já implica na necessidade de compreensão de conceitos financeiros básicos. 

Mas não é só:

O médico normalmente não aprende nada sobre finanças na faculdade e foca quase que exclusivamente na sua capacitação técnica, no aprimoramento da prática médica.

Se identificou com a frase acima?

Existe uma crença (ao nosso ver errada) de que médicos que entendem de negócios (e finanças) não são bons médicos.

E nenhum médico quer ser visto como um médico ruim.

Assim, a falta de educação financeira muitas vezes leva o médico à ruína.

Não importa o quanto ele ganhe, a desorganização pode levar ao endividamento e o endividamento pode levar à ruína. 

Visto a importância da gestão financeira para médicos, vamos à prática?

12 dicas de gestão financeira para médicos

1. Não misture as despesas pessoais com as profissionais

Talvez o erro mais comum, e que com certeza deve ser evitado.

Separe as despesas pessoais das despesas do seu negócio.

Se você não fizer isso, haverá consequências como:

  • Não será possível identificar claramente se a clínica está dando lucro;
  • A contabilidade da empresa não terá serventia;
  • E você poderá perder a proteção legal da limitação da responsabilidade dos sócios, o que pode resultar em prejuízos financeiros.

Por isso compreenda os números, se pague, e, a partir da sua conta bancária pessoal, pague suas despesas pessoais.

Ou seja, gastos pessoais, como combustível, despesas com os filhos e com a casa, precisam ser separados dos gastos do consultório, como salário dos funcionários, custos de equipamentos e materiais e, claro, impostos.

Para facilitar tenha em mente o seguinte:

Despesas da empresa devem ser pagas pela conta da empresa e despesas pessoais por sua conta bancária pessoal.

Essa é uma das maneiras mais simples de fazer essa separação.

Ou seja, identifique cada entrada e saída da conta bancária profissional para melhor contabilização e construção das demonstrações financeiras. 

Dependendo do fluxo de informações, isso pode ser feito diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.

É a partir desse ponto, de números confiáveis, que você definirá o montante da sua remuneração.

Depois que sua empresa lhe pagar você destinará o dinheiro para despesas e investimentos pessoais.

2. Controle o fluxo de caixa 

Se você não se organizar, vai deparar com planilhas desatualizadas, contas acumuladas, orçamentos ignorados e quem sabe dívidas. 

Calma, não é um cenário apocalíptico… mas pode ser!

Tudo isso é facilmente evitável: basta ter o controle da contabilidade e da gestão financeira da sua clínica médica. 

Tenha os registros de todas as receitas e de todos os gastos – ou seja, do dinheiro que entra e do dinheiro que sai. 

Tudo deve ser contabilizado – incluindo gastos pequenos, que podem parecer irrelevantes.

Afinal, ao final do mês, estarão acumulados e podem significar um alto percentual de gasto da clínica médica. 

Com um fluxo de caixa organizado e atualizado, é possível fazer a previsão de lucros e de investimentos necessários para manter a clínica funcionando e dando lucro. 

Para tomar decisões, vale a pena analisar o fluxo de caixa do mês anterior e fazer projeções para o mês seguinte.

3. Planeje compras futuras

equipamentos médicos

A gestão financeira para médicos também contempla os custos de reposição constante de materiais de escritório e de materiais médicos (insumos).

Estamos falando de:

  • Papel A4 para fazer cópias e impressões;
  • Luvas;
  • Seringas;
  • Entre outros materiais. 

Se não houver um controle desses gastos, você pode acabar gastando demais – e, às vezes, de forma desnecessária.

Promova o acompanhamento e o planejamento dessas compras, com negociação de prazos de pagamento e cotação de preços com fornecedores.

Ao comprar de um primeiro fornecedor, você estará perdendo a oportunidade de pechinchar e conseguir um preço melhor, com desconto, por menor que seja.

Imagine sempre que o seu gasto será repetitivo – e, ao final do ano, um desconto de R$ 300 reais se torna R$ 3,6 mil economizados que podem ser reinvestidos na clínica, ou definidos como lucro. 

Dica extra: evite compras de emergência em farmácias ao máximo e procure realizar compras com maior volume, negociando preço e forma de pagamento.

4. Tenha autocontrole nos gastos pessoais

Você com certeza investiu boa parte da juventude estudando – seja para o vestibular ou para a residência médica, não é mesmo?

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Essa é uma realidade das carreiras médicas e que traz um hábito prejudicial na vida adulta.

Quando médicos estão finalmente formados e começam a exercer a profissão, a tendência é de que queiram recuperar o tempo perdido e gastar todo o dinheiro que demoraram tanto tempo para ganhar

Ninguém está sugerindo que o médico viva como um monge. 

O dinheiro é seu para ser aproveitado, mas procure aproveitá-lo da melhor maneira possível!

Gaste com responsabilidade.

5. Adote ferramentas de gestão

Nada contra o bloquinho de papel, mas, para controlar a gestão financeira de forma mais eficiente, é importante adotar tecnologias apropriadas

Existem vários softwares destinados ao gerenciamento financeiro, alguns inclusive relacionados à gestão de clínicas.

Mas você não precisa necessariamente licenciar um software caro para seu negócio.

Muitas clínicas têm excelentes resultados utilizando uma planilha de Excel

Temida por muitos, a ferramenta facilita a criação de planilhas com cronogramas e tabelas.

E o melhor de tudo é que o Excel efetua operações matemáticas de maneira automática, sob comando, o que facilita vários cálculos rotineiros.

Você encontrará vários vídeos no Youtube que podem lhe ajudar a melhor navegar pelas diversas funcionalidades do Excel.

Aqui vai um exemplo:

Se você preferir se aventurar em outras ferramentas de gestão, precisará ter um pouquinho de paciência para entender qual é a melhor para as necessidades da sua clínica médica.

6. Escolha o regime tributário ideal

Ok, novamente, para cumprir essa dica, talvez seja interessante procurar uma contabilidade, de preferência, que tenha experiência na área médica. 

Esses profissionais podem ajudar o médico a escolher o melhor regime tributário de acordo com as características da clínica médica.

Dessa forma, você sempre estará com a situação da clínica regularizada e, de preferência, pagando menos impostos.

Existem advogados tributaristas que são inclusive especializados no segmento saúde e, certamente, são o ideal para você e para sua clínica.

Lembre-se também de buscar sempre mais de uma opinião.

7. Liste os gastos – e os analise! 

Se você leu até aqui, já entendeu a importância de manter registro de todos os gastos e ganhos, certo?

Mas, mais importante do que isso, é a análise desses dados!

Não basta apenas ter tudo anotado, é preciso parar para estudar aqueles números, avaliá-los, e entender se você está fazendo o melhor uso possível do dinheiro que recebe na clínica médica. 

8. Tenha uma equipe confiável

Dependendo do tamanho da sua clínica médica, é possível que você precise contratar funcionários para auxiliá-lo no atendimento dos pacientes e na cobrança dos procedimentos. 

Escolha um bom gerente administrativo – dificilmente você terá tempo para gerenciar a clínica. 

A pessoa que ficará responsável por planejar essas tarefas administrativas precisa ter tempo, ser competente, ter habilidades técnicas e pessoais.

Não é necessariamente preciso que essa pessoa tenha experiência na área médica. 

É preciso, isso sim, que seja um profissional preparado para lidar com os diferentes departamentos administrativos da clínica médica.

9. Fique de olho na ocupação das salas

Você sabe quando uma companhia aérea opera com prejuízo? 

Quando seus aviões estão vazios ou com poucos assentos ocupados.

E a mesma lógica se aplica à sala de consultório vazia.

Ou seja, sala vazia = prejuízo.

Não existe exatamente uma taxa de ocupação mínima recomendada para as salas consultórios médicos.

Porém, o cálculo financeiro que você deve fazer aqui é que quanto mais cheia a agenda, melhor.

Portanto, fique atento(a) à essa taxa das salas da sua clínica e evite prejuízos.

10. Tenha uma reserva de emergência

Essa é uma dica que vale tanto para o seu negócio como para sua vida pessoal.

Em momentos de crise, seja mundial, como a que passamos com a pandemia de Covid-19, seja pessoal, é super importante ter uma reserva de emergência para que a sua clínica médica não afunde caso a procura dos pacientes diminua.

Assim, você terá capacidade para manter os custos em dia, sem se endividar, enquanto encontra outras fontes de renda ou soluciona problemas pessoais.

11. Avalie a terceirização de serviços

Lembre-se: o seu core business é a medicina. Portanto, terceirizar o que não é sua expertise é necessário.

Uma clínica médica também pode precisar de serviços de marketing, manutenção e contabilidade, como já mencionamos.

Portanto, avalie os custos de terceirizar esses serviços. 

Pode ser mais vantajoso do que contratar profissionais específicos, que precisam ficar sempre à disposição do consultório.

12. Estabeleça regras claras para os demais médicos 

Caso você seja o proprietário da clínica médica, defina como será o vínculo jurídico com os médicos do corpo clínico. 

Evite pagamentos informais. 

Faça tudo da maneira correta, com registros de todas as trocas financeiras e com um contrato que preveja todas as possibilidades. 

Um advogado tributarista especialista na área médica é o profissional ideal para ajudá-lo.

Isso porque já têm experiência nesse tipo de contrato, que pode envolver subcontratação, sociedade médica, locação de sala… 

Todas essas formas de relacionamento profissional culminam em diferenças tributárias e isso pode ser esclarecido por um advogado especialista. 

13. Informe-se sobre investimentos

Ok, sabemos que a vida de um médico é bem corrida, mas considere incluir estudos sobre educação financeira e investimentos no seu tempo livre.

Não precisa fazer uma pós-graduação ou um curso.

Há bastante conteúdo gratuito na internet que oferece ensinamentos básicos e avançados sobre o tema. 

Confira três canais no Youtube para se informar de maneira fácil e didática.

Vale lembrar que o intuito não é que você se torne um especialista, mas que adquira uma noção básica do tema para não ser passado para trás, certo?

Conhecimento necessário para o sucesso da sua clínica

O pouco acesso à educação financeira é um problema do sistema educacional brasileiro, e não é diferente em um curso de medicina.

É por isso que, hoje, existem profissionais especializados em gestão financeira que servem para auxiliá-lo na melhor tomada de decisões.

Aprender a lidar com dinheiro, além de ser necessário, pode ser divertido.

Além disso, o conhecimento irá ajudá-lo(a) a garantir um futuro financeiro mais próspero e seguro, além de elevar o nível de discussão com profissionais especialistas na área, caso sejam contratados.

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