Livro-Caixa para Médico: o que é e quando deve ser utilizado
Médico, você com certeza já ouviu falar sobre livro-caixa ao conversar com colegas quando o assunto é pagamento de impostos.
Mas você sabia que, apesar de ter sido muito utilizado para reduzir a carga tributária, usar o livro-caixa hoje é considerado como uma prática antiquada?
Afinal, nem sempre ele realmente traz vantagens fiscais, principalmente se você é um médico PJ.
Neste artigo, trazemos detalhes sobre o livro-caixa para médico e você vai entender porque podemos dizer que preencher livro-caixa é uma prática “que ficou no passado” e em quais casos você pode utilizá-lo.
Acompanhe e tire suas dúvidas.
O que é o livro-caixa?
O livro-caixa é um livro contábil utilizado para registro dos rendimentos do trabalho que não vêm de um salário.
Por exemplo, se você como médico trabalha por conta própria e recebe diretamente dos pacientes pelos serviços que presta, você poderia usar o livro-caixa para registrar esses ganhos.
Ou seja, o livro-caixa é uma ferramenta útil para profissionais autônomos, como os médicos, que muitas vezes recebem pagamentos diretamente dos pacientes ou de clínicas, em vez de um salário fixo pago por um único contratante.
Ele ajuda a organizar essas entradas de dinheiro e a cumprir com as obrigações fiscais, como o pagamento de impostos.
Apesar do livro-caixa, como instrumento contábil, poder ser utilizado por empresas, quando tratamos da sua utilização por profissionais liberais como o médico, consideramos a apuração do imposto de renda diretamente pelo médico pessoa física, sem o envolvimento de um CNPJ.
O livro-caixa utilizado pelos médicos está dispensado de registro na Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB) ou em cartórios e é apurado por meio da utilização do programa carnê-leão.
Como funciona o livro-caixa?
O livro-caixa contempla o registro diário das receitas e despesas do contribuinte, no caso, o médico.
Por meio da utilização do carnê-leão, normalmente com o auxílio de um contador, o médico lança as receitas e despesas e o sistema, considerando as despesas dedutíveis, aponta o rendimento sujeito ao carnê-leão que deverá ser mensalmente recolhido.
O rendimento sujeito ao carnê-leão obriga o médico a apurar e recolher o imposto até o último dia útil do mês subsequente ao do recebimento do rendimento.
Agora, vale destacar alguns pontos sobre a declaração anual do Imposto de Renda.
Diferente dos rendimentos não assalariados, o salário que você recebe de um emprego formal, como em um hospital ou clínica, já vem com o imposto de renda descontado na fonte, ou seja, antes mesmo de cair na sua conta.
Nesse caso, a empresa onde você trabalha antecipa o imposto por você e você não precisa se preocupar em utilizar o carnê-leão.
Mas, se você também recebe dinheiro por trabalhos fora desses empregos formais, como os atendimentos em um consultório particular, você precisa usar o carnê-leão para pagar o imposto de renda mensalmente.
Agora, você pode estar se perguntando:
“Se eu já pago o carnê-leão mensalmente, ainda preciso fazer a declaração anual de imposto de renda?”
A resposta é sim!
Por meio da declaração anual de ajuste do Imposto de Renda Pessoa Física, o médico deverá declarar toda a renda auferida durante o exercício (trabalho não assalariado e também a renda auferida por outros vínculos empregatícios).
É nessa hora que o governo vai checar quanto já foi recolhido, por carnê-leão ou por ocasião de retenção, e verificar se o montante antecipado é suficiente ou excede o montante de impostos que você deve pagar.
Se você pagou a mais, pode receber de volta. Se pagou menos, vai precisar completar o pagamento.
É por isso que essa declaração é chamada de “ajuste“, pois ela ajusta o valor final do imposto que você tem a pagar ou a restituir.
Quais despesas podem ser deduzidas no livro-caixa?
De início, é importante mencionar que o programa Carnê-Leão calcula o limite mensal de dedução.
Dentre as despesas dedutíveis para a utilização do livro-caixa por médicos autônomos, estão:
- Remuneração de terceiros com vínculo empregatício e os respectivos encargos trabalhistas e previdenciários (Exemplo: despesas com a contratação de secretárias);
- Despesas de custeio necessárias à percepção da receita e à manutenção do consultório;
- Despesas de consumo, assim consideradas as compras de bens próprios para consumo e de produtos de qualquer natureza usados e consumidos em reparos e conservação;
- Despesas com benfeitorias e melhoramentos feitas pelo inquilino, profissional autônomo, que contratualmente fizerem parte como compensação do valor do aluguel devido, são dedutíveis no mês do pagamento, desde que escrituradas em livro-caixa e devidamente comprovadas;
- Despesas com roupas especiais e publicações necessárias à atividade do profissional autônomo podem ser deduzidas, desde que escrituradas em livro-caixa e devidamente comprovadas;
- Contribuições a sindicatos, associações ou conselhos;
- Despesas com propaganda (marketing);
- Participação em congressos.
Atenção: as despesas de custeio contemplam só que é realmente necessário para manter as atividades médicas em curso.
Ou seja, são aquelas despesas indispensáveis à atividade profissional, como:
Aluguel de sala comercial, gastos com água, luz, telefone, material de expediente ou de consumo e contratação de pessoal.
Outro ponto que merece atenção é o limite de dedução das despesas relacionado ao valor do rendimento recebido.
Quando você usa o livro-caixa para registrar suas despesas como médico autônomo, você só pode descontar essas despesas do valor que você realmente recebeu naquele mês.
Isso significa que o valor que você pode deduzir é limitado ao quanto você ganhou no mês.
Se, em algum mês, suas despesas forem maiores do que os seus rendimentos, você pode somá-lo às despesas dos meses seguintes.
Por exemplo, se você gastou mais do que recebeu em março, o valor que “sobrou” de março pode ser adicionado às despesas de abril, e assim por diante, até dezembro.
Esse excesso é calculado automaticamente pelo programa do carnê-leão.
Agora, se ainda houver despesas que você não conseguiu deduzir até dezembro (o último mês do ano), você não pode utilizar esse valor no ano seguinte.
Quais despesas não podem ser deduzidas no livro-caixa?
- A contribuição previdenciária do próprio contribuinte não pode ser lançada no livro-caixa, pois esta já é dedutível no cálculo do carnê-leão;
- Despesas com transporte, locomoção, combustível, estacionamento, manutenção de veículo, seguro e pagamento do Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA);
- Os tíquetes de caixa, recibos não identificados e documentos semelhantes, não podem comprovar despesas relacionadas no livro-caixa;
- Despesa com aquisição de bens necessários à atividade profissional, cuja vida útil ultrapasse o período de um ano, e que não sejam consumíveis, isto é, não se acabem com sua mera utilização, como equipamentos, mobiliários etc;
- Despesas atreladas a imóvel residencial;
- Arrendamento mercantil;
- Depreciação de bens;
- Gastos com consertos, manutenção e reforma de imóvel de propriedade do contribuinte.
Como é realizado o cálculo do Carnê-Leão?
Para o cálculo do imposto, o programa do carnê-leão aplica uma tabela progressiva do imposto de renda, com referência no ano-calendário, sobre o rendimento total recebido no mês.
Essa tabela é “progressiva” porque o percentual de imposto aumenta conforme o aumento dos seus rendimentos.
Em outras palavras, quanto mais você ganha, maior será a alíquota, ou seja, o percentual de imposto aplicado sobre a sua renda.
Antes de calcular o imposto, o programa subtrai algumas despesas, como aquelas que você registrou no livro-caixa, gastos com dependentes (como filhos), contribuições para a previdência oficial (como o INSS), e pensão alimentícia paga.
Se o total de rendimentos recebidos no mês for R$1.903,98 ou menos (valores determinados a partir de 2021), você não precisará pagar o carnê-Leão naquele mês.
Mesmo que você não precise pagar o carnê-Leão em algum mês, é importante lembrar que esses valores devem ser incluídos na sua declaração anual de imposto de renda, como rendimentos tributáveis no mês do seu recebimento.
Vale a pena fazer o livro-caixa?
Apesar de parecer vantajoso em razão da possibilidade de deduções de despesas, é importante lembrar que – mesmo com o uso do livro-caixa – médicos que atuam como pessoa física podem pagar mais impostos do que aqueles que atuam com CNPJ.
Isso ocorre porque os rendimentos auferidos ficam sujeitos à tabela progressiva do imposto de renda pessoa física, podendo alcançar a alíquota de 27,5%.
Para saber se vale a pena utilizar o livro-caixa, vale fazer um exercício de reflexão a partir de duas frentes: a simulação de cenários e a operacionalização.
Faça a si mesmo as seguintes perguntas em cada situação:
Simulação de Cenários
- Tenho despesas dedutíveis suficientes para reduzir significativamente os rendimentos tributáveis por meio da utilização do livro-caixa?
- Os rendimentos tributáveis por meio da utilização do livro-caixa se somarão a outros rendimentos tributáveis com impacto na definição da alíquota?
- Qual será a carga tributária final se eu optar pela escrituração do livro-caixa?
- A carga tributária final é mais vantajosa se comparada à carga tributária de uma pessoa jurídica?
Operacionalização
- Sou organizado o suficiente para controlar as receitas e despesas e, ainda, controlar com exatidão as despesas dedutíveis?
- Terei ajuda de um contador para operacionalizar o carnê-leão?
- Qual o custo da operacionalização do livro-caixa?
- Qual o custo de uma eventual pessoa jurídica?
Posso escriturar livro-caixa e ter um CNPJ ao mesmo tempo?
Alguns assessores, contadores e advogados, orientam os médicos a utilizarem o livro-caixa até o limite das deduções possíveis.
E então, a partir do momento em que este limite é alcançado, orientam que iniciem a emissão de notas fiscais por empresas médicas.
Dessa maneira, os médicos deixam de pagar o carnê-leão até o limite das suas despesas.
Na sequência, passam a usufruir da tributação reduzida das pessoas jurídicas (se comparada com a da pessoa física), sejam elas enquadradas no Simples Nacional ou no regime do Lucro Presumido.
Essa prática, no entanto, não é recomendada pela MedAssist.
Na nossa visão, tanto o regime do Simples Nacional quanto o regime do Lucro Presumido já consideram as despesas ao calcular a carga tributária a qual a empresa será submetida.
É justamente por isso, por exemplo, que o regime do lucro presumido tem esse nome.
O governo presume, de largada, que somente parte do faturamento é lucro, isso porque considera despesas.
Por esse motivo, consideramos inadequado que o médico registre as despesas na escrituração do livro-caixa e, na sequência, emita notas por meio de pessoa jurídica.
Afinal, se você optar por esse caminho, entendemos que as despesas serão consideradas duas vezes, abrindo espaço para questionamentos da Receita Federal.
Ou seja, esse planejamento pode ser rejeitado pela fiscalização, podendo ser considerado, ainda, abuso de forma.
Quando pensamos em alternativas à tributação imposta às pessoas físicas, recomendamos a adoção isolada de um CNPJ.
A constituição de uma pessoa jurídica proporciona ganhos fiscais expressivos quando comparamos a sua carga tributária com a carga da pessoa física.
Veja a dica que o Contador da MedAssist, André Ferreira, tem para compartilhar:
“A escrituração em livro-caixa é exceção. Na maior parte dos casos verificamos a situação do médico e indicamos o enquadramento no simples nacional ou regime do lucro presumido, sempre atentando para as variações pertinentes a estes dois regimes fiscais.”
Caso esteja perdido na hora de fazer a sua contabilidade médica, conte com profissionais especializados na área da saúde, como a equipe da MedAssist, para auxiliá-lo.
Livro-Caixa e Carnê-Leão são a mesma coisa?
O livro-caixa e o carnê-leão não são a mesma coisa.
O carnê-leão é o nome dado ao imposto sobre a renda pago mensalmente, de forma obrigatória, pelas pessoas físicas que recebem rendimentos de outra pessoa física.
Ele é apurado por um sistema, o carnê-leão Web, por meio da estruturação de um livro-Caixa.
O que não pode faltar na hora de preencher o livro-caixa?
Se você é médico e atua como pessoa física, o que não pode faltar no seu livro-caixa, acima de tudo, é organização para fazer os registros.
É necessário registrar as despesas de acordo com as normas da Receita Federal e nas categorias certas.
Sem ter organização, vai ser bem complicado fazer o livro-caixa e, principalmente, demonstrar que as informações são verdadeiras, algo que pode trazer uma grande dor de cabeça.
Não se esqueça que é preciso armazenar os registros e recibos que ajudam a comprovar que as despesas listadas ali são verdadeiros.
Para finalizar, você também precisa pensar em como vai armazenar os registros dos lançamentos do seu livros-caixa, uma vez que é preciso guardar comprovantes das declarações feitas nos últimos 5 anos (conforme regras tributárias).
Pense bem antes de tomar qualquer decisão
Como você pôde acompanhar, o livro-caixa é uma alternativa para quem atua como pessoa física.
Para médicos PJ existem formas muito mais efetivas para reduzir a carga tributária.
Se você não conhece essas alternativas, fique tranquilo, nós estamos aqui para te ajudar.
A MedAssist já auxiliou mais de 6 mil profissionais de saúde a adequarem sua realidade contábil e melhorar sua gestão financeira.
Nossa equipe tem experiência de sobra para te ajudar a encontrar a melhor opção para pagar impostos e aumentar seu lucro na medida certa e dentro da lei.
