Recepção de clínica médica: boas práticas e como organizar

Todo mundo sabe que a primeira impressão é a que fica, certo?

E qual é o primeiro contato do seu paciente com você? Antes de entrar na sua sala, ele passa pela recepção.

E como ele se sente ali, nos minutos que antecedem a consulta, faz toda a diferença na sua experiência geral.

Separamos algumas dicas para garantir que você o conquiste já nos minutos iniciais.

Afinal, o que compõe uma recepção de clínica médica? Quais as vantagens de tê-la organizada? Quais os diferenciais que posso ter?

Leia até o final e garanta a satisfação – e retorno – dos pacientes!

O que compõe a recepção de uma clínica médica?

A recepção de uma clínica médica é mais do que o espaço de espera dos seus pacientes – ela é seu cartão de visitas.

Parte essencial deste espaço é a equipe de recepcionistas ou secretárias, mas não é apenas isso.

A experiência completa do paciente passa também pelo ambiente físico: há lugares para sentar-se? Água e café para se servir? Há opções de distração? É esteticamente agradável?

Cabe a você garantir que a infraestrutura física que o paciente encontra esteja agradável.

Seja através da escolha de cores apropriadas para esse ambiente (no máximo duas cores, em tons neutros) ou pela climatização adequada do local (ar-condicionado não tão frio).

Afinal, pequenos passos podem levar ao encantamento e segurança por parte dos pacientes.

5 vantagens de uma recepção de clínica médica organizada

Organizar a recepção de clínica médica é extremamente benéfico para o paciente.

Mas você já pensou nas vantagens para você?

Separamos aqui os cinco principais benefícios ao ter uma recepção organizada. 

1. Credibilidade

A imagem da sua clínica é de vital importância, já que ela reflete na sua própria imagem.

Uma clínica com recepção organizada tende a receber mais avaliações positivas dos pacientes, o que ajuda a criar uma reputação de respeito no mercado.

Com isso, você passa a ter mais credibilidade e a atrair mais clientes.

2. Faturamento

Após a organização da recepção da clínica, você pode notar um aumento no seu faturamento.

Isso se dá, naturalmente, ao fato de atrair mais clientes, por estar com mais credibilidade no mercado.

Mas não é só por isso: com organização, você consegue identificar processos falhos e custos que podem ser diminuídos.

3. Fidelização

Mais importante do que atrair novos clientes é reter os clientes que você já conquistou.

Criar uma base fiel de pacientes só vai trazer bons frutos para sua clínica. Afinal, ele se torna um verdadeiro embaixador dos seus serviços.

Amadurecer o relacionamento com seus pacientes, garantindo que eles tenham o melhor atendimento, é o maior presente de ter clientes fiéis.

Isso vale desde o momento em que ele chega para ser atendido, até o pós-atendimento, como um envio de mensagem para avaliação da consulta, felicitações em datas comemorativas, etc.

4. Atendimento eficaz

Com a organização eficaz de registros médicos, contatos e agendamentos, você se depara com menos erros e confusões na rotina de atendimentos.

Isso faz com que a equipe fique mais satisfeita no trabalho e, portanto, gerando resultados melhores.

5. Legalidade

Claro, a forma mais fácil de atender às legislações vigentes é garantir que a recepção da clínica médica esteja organizada.

Isso inclui a proteção adequada das informações dos pacientes, por exemplo; mas também o cumprimento de prazos e a documentação correta de procedimentos e tratamentos.

Importante: não esqueça de ter disponível e visível um exemplar do Código de Defesa do Consumidor atualizado. 

No vídeo abaixo, o advogado Anderson Barbosa, especialista em gestão financeira para médicos, traz mais dicas sobre o assunto:

Como ter uma recepção organizada na minha clínica médica?

Separamos seis dicas valiosas para a recepção da clínica médica ficar mais organizada. 

Veja a seguir:

1. Espaço físico: organizado, iluminado e limpo

O espaço da recepção deve ser visualmente bem distribuído, com móveis de qualidade e que tragam conforto aos pacientes.

Além disso, aposte em uma boa iluminação. 

Opte por uma iluminação com tons mais quentes, naturais, que tragam conforto visual e acolhimento a quem está ali.

Ah, importante reforçar: o ambiente da recepção deve sempre estar impecavelmente limpo.

2. Equipe treinada e em sintonia

O espaço físico é essencial, mas a cordialidade e a prestatividade da equipe se destacam também.

Invista em treinamentos e eventos que promovam conexão entre a equipe. 

Assim, você garantirá maior satisfação e um melhor atendimento.

Vale também pensar em fluxos de atendimento. Seguir um padrão facilita o trabalho da equipe e também garante uma experiência mais única para os pacientes.

3. Conforto e distrações

Os pacientes às vezes chegam ao médico em momento de angústia.

Portanto, garantir distrações para que eles não vejam o tempo de espera como um incômodo maior é uma boa aposta.

As famosas revistas de consultório podem ser substituídas por TVs e, em casos de atendimento infantil, brinquedos que distraiam os pequenos.

4. Decoração atraente e aconchegante

Nada mais monótono do que uma sala de espera médica sem um toque personalizado.

Portanto, invista em decorações de bom gosto que passem um pouco da sua personalidade!

Essa é uma ótima forma de criar laços com o paciente desde o início.

5. Serviço de copa (principalmente com água)

A ida ao médico às vezes é a única pausa na correria do dia a dia.

Ofereça água e outras opções aos pacientes. É uma forma de incentivar um hábito saudável (hidratar-se) e garantir que eles se sintam mais confortáveis.

Se puder incrementar com um biscoitinho, ajuda a adoçar o dia!

6. Informatização dos serviços da recepção

A tecnologia pode ser uma grande aliada dos médicos.

Busque informatizar os serviços sempre que possível. 

Adotando uma agenda médica digital, por exemplo, você oferece comodidade para seus pacientes agendarem e facilidade para sua equipe gerenciar seu tempo.

O certificado digital é outra tecnologia que pode poupar muito tempo na sua rotina – tempo que você pode dedicar a quem realmente importa: seu paciente. 

Uma boa recepção é feita por uma boa equipe

Escolher bem quem fará parte da sua equipe é muito importante para garantir um bom funcionamento da sua clínica médica.

Confiar em quem vai recepcionar seus pacientes e fazer o primeiro contato é um ponto chave do sucesso.

Afinal, em alguns casos, como nas clínicas de estética, a equipe de atendimento também vai concretizar vendas e tirar dúvidas simples sobre o procedimento.

A boa notícia é que não devem faltar bons e qualificados profissionais aptos a isso, já que a área médica vem crescendo como um todo.

Essa equipe pode ser formada por funcionários contratados em modelo CLT, PJ ou até via empresas especializadas em terceirização.

A equipe da MedAssist conta com advogados tributários e societários especializados no segmento médico. Se precisar de ajuda nessa etapa, conte com a gente.

A primeira impressão é a que fica!

Deu para ver o valor imensurável de uma recepção de clínica médica bem organizada.

Agora, cabe a você fazer o planejamento para começar a sua!

Se você precisar de especialistas em gestão financeira e inteligência empresarial focados em médicos para ajudar nessa empreitada, não deixe de falar com a MedAssist.

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