Secretária de consultório médico: 5 principais funções e Como escolher a sua

Agora que você finalmente conseguiu abrir sua clínica médica, é hora de pensar nos pormenores.

Afinal, por mais empenhado(a) que você seja, dificilmente conseguirá cuidar da administração do local sozinho(a). 

Delegar tarefas a alguém de confiança é fundamental para o sucesso da sua clínica médica. 

E quem melhor do que um braço direito, na pessoa de uma secretária?

Se você ainda não está convencido de que simplesmente precisa de uma secretária de consultório médico na sua empresa médica, leia esse artigo e se surpreenda! 

A importância da secretária de consultório médico

Se você acha que exercer a função de secretária em uma clínica médica resume-se a atender ao telefone, está bem enganado!

Uma secretária de clínica médica tem muitas funções – entre elas, lidar com pacientes estressados, resolver “pepinos” do dia a dia e, claro, garantir o bom funcionamento da clínica.

Aliás, fala-se secretária porque o cargo é majoritariamente ocupado por mulheres. 

Nada impede, claro, que a função seja exercida por um homem. 

A profissão exige dinamismo, eficiência e agilidade. 

Por isso, tenha em mente: 

A pessoa precisa saber resolver problemas e ser pró-ativa. 

Caso contrário, acabará engolida pelas demandas do cotidiano.

Não raro, a secretária vira praticamente o braço-direito do médico, tendo um papel de importância estratégica. 

Em clínicas médicas maiores, é preciso, inclusive, mais de um profissional – às vezes, uma secretária para cada médico da equipe. 

Ou seja, essa é uma área que está em fase de crescimento e que, devido à alta competitividade, exige formação e qualificação. 

Mesmo que você seja um profissional muito organizado, é praticamente impossível dar conta de tarefas como: 

• Agendamento de consultas;
• Coleta de dados dos pacientes;
• Organização da agenda médica;
• E do atendimento em si dos pacientes.

Você pode, inclusive, parecer pouco profissional se tentar fazer tudo isso sozinho. 

É importante escolher uma profissional em quem você confia – afinal, aos poucos, a secretária vai acabar sabendo um pouco sobre vários aspectos da sua vida. 

Médico e secretária formam uma dupla que pode garantir uma experiência excelente para o paciente. 

Aliás, a secretária é responsável, na maioria das vezes, pelo primeiro contato do paciente com a clínica médica. 

Uma responsabilidade e tanto!

Afinal, muitas vezes, a primeira impressão é a que fica, não é mesmo?

5 principais funções de uma secretária de consultório médico

1. Organização da clínica 

A organização de uma clínica médica vai muito além dos prontuários e dos documentos dos pacientes.

O espaço físico é a “vitrine” do consultório. 

Precisa estar limpo, aconchegante e arrumado. 

O paciente precisa se sentir bem-vindo naquele lugar.

Embora a secretária não seja responsável pela limpeza, é função dela garantir que tudo esteja arrumado, orientando as pessoas contratadas para limpar o ambiente. 

Isso vale tanto para a sala de espera como para os consultórios, ambulatórios e salas de exame. 

A secretária de consultório médico também é responsável pelo controle do estoque. 

Os insumos não vão se repor sozinhos! 

Por isso, invista em um software de gestão especializado para clínicas médicas, que pode auxiliar as secretarias nesse controle. 

2. Atender os pacientes 

O primeiro atendimento aos pacientes é uma das funções da secretária — embora a execução seja frequentemente dividida com a recepcionista da clínica. 

A secretária precisa garantir o bem-estar e proporcionar a melhor experiência aos pacientes.

Pense em uma loja: 

Se você não for bem atendido pela vendedora, provavelmente não fará a compra e não retornará ao estabelecimento, certo?

É a mesma lógica. 

Como o primeiro contato é feito com a secretária, se o paciente for mal atendido, provavelmente não consumirá o produto (não fará a consulta com o médico).

Então, quais são as qualidades que você deve buscar em uma secretária?

• Demonstrar educação e agilidade com os pedidos do paciente;
• Ser empática e paciente;
• Ser rápida sem parecer que está com pressa ou querendo terminar logo;
• Evitar deixar os pacientes esperando;
• Em caso de pacientes ríspidos, manter a calma e procurar entender o problema;
• Estar atenta e evitar dispersões, como ficar distraída em conversas pessoais no Whatsapp ou Instagram.

Também é comum que a secretária de consultório médico, principalmente de clínicas estéticas, acabam por conversar bastante com os pacientes antes das consultas.

Esse momento também pode ser aproveitado para realizar uma tentativa de “cross-sell” ou “venda cruzada”. 

Basicamente, a secretária comenta sobre procedimentos da moda, fomentando interesse no paciente.

3. Administração da clínica

Além da organização do espaço e dos processos da clínica médica, a secretária também tem responsabilidades administrativas. 

A profissional pode agir em situações de âmbito financeiro até controle de estoque. 

Esse tipo de obrigação normalmente é delegado somente à secretária, sem possibilidade de divisão com as recepcionistas. 

Veja algumas das tarefas que podem ser executadas pelas secretárias:

• Controle de estoque
• Pagamento e recebimento de contas
• Controle de fluxo de caixa
• Cobrança de devedores
• Contato com fornecedores
• Auxílio no pagamento de profissionais

Nesse ponto, é especialmente importante atentar para possíveis pedidos pessoais que possam configurar desvio de função.

Como a vida dos médicos é bastante corrida, não é incomum que os profissionais peçam à secretária para pagar uma conta, comprar um presente atrasado ou dar um pulinho em alguma loja, como um favor. 

Se a secretária for contratada CLT da clínica médica, você corre riscos sempre que pedir para ela resolver algum problema pessoal. 

Tome cuidado e escolha em quem confiar. 

4. Organizar a agenda 

Essa talvez seja a função primordial da secretária: manter a agenda de atendimentos em dia e organizada.

A profissional é responsável pelo agendamento de consultas – e por tudo que vem nessa esteira.

Adiamento, remarcações e confirmação de consultas são tarefas do dia a dia. 

Deixar tudo organizado evita atrasos e “engavetamentos” no atendimento. 

A secretária também vai lidar com pedidos de encaixe de urgência e situações de emergência. 

É preciso jogo de cintura para conseguir dizer alguns “não” quando for preciso.

Essa função é facilitada com o uso de softwares de agenda eletrônica.

Não é preciso ir muito longe – o bom e velho Google Calendar já ajuda muito. 

Veja também: Agenda médica: Como organizar + 5 melhores softwares

5. Comunicação interna 

Quando a clínica médica for grande, com mais de dois médicos, é provável que haja uma equipe de funcionários maior. 

A secretária de consultório médico será responsável por prestar assistência ao médico em qualquer momento. 

Isso pode ser feito por meio de ferramentas que auxiliem a comunicação interna, o que facilita a troca de informações sem a necessidade de locomoção.

Não raro, nas clínicas médicas maiores, uma das secretárias recebe uma posição de maior destaque, com uma função de gerência ou de chefia.

Nesse caso, a profissional pode precisar gerir os demais funcionários da clínica e garantir que não haja falhas de comunicação. 

Importante: Vale lembrar que as funções das secretárias podem variar de acordo com a especialidade médica.

No caso de consultórios dermatológicos, por exemplo, é comum que as secretárias também façam “propaganda” de produtos e de serviços. 

Como funciona a premiação para secretária de consultório médico?

Reconhecer o bom trabalho da sua secretária pode fazer toda a diferença no dia a dia do consultório. 

Existe uma maneira legal – juridicamente falando – de fazer isso através do pagamento de prêmios, que pode ser em dinheiro, em forma de presente ou até com cursos.

No entanto, para que essa premiação seja válida e você não tenha custos com encargos previdenciários, ela deve estar vinculada a um desempenho superior ao ordinariamente esperado no exercício das atividades, conforme o artigo 457, §4º, da CLT.

Ou seja, o prêmio não pode ser algo obrigatório ou acordado em contrato.

Ele precisa ser uma escolha sua, como forma de reconhecimento, com critérios objetivos de avaliação. 

Caso contrário, se houver o pagamento da parcela de forma incondiconal, sem que decorra de um desempenho superior ao ordinariamente esperado, o pagamento pode ser considerado como “falso prêmio” e é entendido como mera complementação salarial.

No caso das secretarias de consultório médico, pode-se considerar um desempenho superior ao esperado quando elas conseguem fechar pacotes de serviços com os pacientes ou garantir um número maior de agendamentos, por exemplo.

Agora vem a boa notícia: esses prêmios, quando pagos corretamente, não geram encargos previdenciários. 

Isso significa que você pode recompensar sua secretária sem se preocupar com o INSS sobre o valor do prêmio. 

É uma ótima forma de incentivar um trabalho ainda mais eficiente, sem mexer no seu orçamento de maneira significativa.

Por outro lado, para outros profissionais, como autônomos ou diretores, a Receita Federal ainda cobra essa contribuição sobre prêmios, mas essa é uma questão que algumas empresas acabam contestando judicialmente e obtém êxito. 

No fim, criar uma política de premiação pode ser uma maneira inteligente de motivar sua equipe e melhorar o funcionamento do consultório, mantendo seus custos sob controle.

Qual a diferença entre secretária e recepcionista?

Em clínicas pequenas ou consultórios com apenas um médico, é comum que a função de recepcionista e de secretária se confunda. 

No entanto, a principal atribuição de uma recepcionista é atender e receber os pacientes, os fornecedores e os possíveis parceiros da clínica. 

A recepcionista até pode ser encarregada de funções administrativas, mas essa não deve ser sua função principal. 

Já a secretária tem tarefas internas, como a organização da clínica e o auxílio ao profissional da saúde nas atividades diárias.   

E, claro, nada impede que a secretária também auxilie na recepção dos pacientes. 

Escolha bem quem será o seu braço direito

Agora você já sabe que a escolha de uma boa secretária de consultório médico é um passo importante e estratégico.

A boa notícia é que essa área está crescendo, o que significa que não devem faltar bons e qualificados profissionais aptos ao cargo. 

Para as demais áreas, não deixe de procurar a assistência ou até mesmo uma consultoria médica.

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